Hoe Legal Risk Management (LRM) het juridische rendement van uw bedrijf kan verbeteren. Een praktische benadering van LRM voor iedere onderneming met heldere resultaten.
Ondernemen gaat gepaard met risico’s. Risico’s kunnen natuurlijk nooit volledig worden uitgesloten. Maar anderzijds geldt dat de onderneming niet onbeperkt risico’s kan (en mag) lopen. Dan zou er geen sprake zijn van goed ondernemerschap, maar van gokken.
Risicomanagement is dus een onderdeel van goed ondernemer-schap. Soms is er sprake van intuïtief risicomanagement, soms gebeurt het methodisch. Risicomanagement kan worden omschreven als het inventariseren, beoordelen en classificeren van risico’s, gevolgd door een gecoördineerde inzet van middelen om de risico’s en hun effecten te beperken, te bewaken en te beheersen.
Daarbij vereisen de risico’s die de grootste kans hebben dat ze zich zullen voordoen en/of die de grootste impact hebben (of schade opleveren) de hoogste prioriteit.
Men kan op verschillende manieren met risico’s omgaan. Risico’s kunnen worden overgedragen of afgewenteld op een ander, bijvoorbeeld door middel van verzekeringen. Risico’s kunnen worden vermeden door bijvoorbeeld bepaalde activiteiten niet te doen. Er kunnen maatregelen worden getroffen die de kans op het zich voordoen van het risico, of de impact ervan verkleinen. En ook kan men ervoor kiezen om bepaalde risico’s bewust te aanvaarden.
Het bovenstaande geldt voor risico’s in het algemeen, maar is ook van toepassing op juridische risico’s. Ondernemingen en hun activiteiten vormen het onderwerp van vele wettelijke regelingen en voorschriften. De regulering waar het bedrijfsleven mee te maken heeft, bepaalt het juridische speelveld waarbinnen men mag opereren. Op het overschrijden van de grenzen van dit speelveld staan allerlei sancties. Die sancties variëren van louter financiële sancties (boetes, schadevergoedingen) tot het verlies van vergunningen, rechten of bezittingen. Ook kan een onderneming een gebod of verbod worden opgelegd. Soms werken deze sancties zelfs door in de privélevens van de leidinggevenden (bijvoorbeeld boetes die aan bestuurders worden opgelegd of bestuurdersaansprakelijkheid). Deze sancties kunnen een grote impact hebben op de onderneming en zelfs het voortbestaan van de onderneming direct of indirect in gevaar brengen.
Er bestaat dus alle reden om iets te doen aan Legal Risk Management (soms klinken Engelse termen gewoon beter).
Waaruit bestaat een Legal Risk Management Plan?
Legal Risk Management dient goed aan te sluiten bij de aard en omvang van het specifieke bedrijf. Het zal in elk geval de volgende elementen moeten bevatten:
1. Meten – Legal Audit
Eerst moet in kaart gebracht worden waar het bedrijf nu staat. Welke juridische kwesties zijn voor dit bedrijf van belang? Hoe gaat men daar nu mee om? En, welke juridische risico’s loopt het bedrijf?
Tenminste zullen de volgende onderwerpen bij deze Legal Audit aan de orde moeten komen:
- Juridische structuur en bestuurdersaansprakelijkheid
- Werknemers
- Bedrijfshuisvesting
- Intellectueel eigendom en ICT
- Vergunningen
- Contracten en algemene voorwaarden
- Eventueel voor de aard van het bedrijf geldende specifieke wetgeving
2. Repareren en beperken risico’s
Ongewenste risico’s die uit de Legal Audit naar voren komen, moeten beheersbaar gemaakt worden. Maatregelen die in dit verband getroffen kunnen worden, zijn bijvoorbeeld:
- Het opheffen van een onwettige of onrechtmatige situatie
- Het verrichten van voorgeschreven handelingen (bijvoorbeeld deponeringen)
- Het aanpassen en/of openbreken van contracten
- Het aansprakelijk stellen van verantwoordelijken
3. Voorkomen
Het ontstaan van ongewenste risico’s in de toekomst moet uiteraard voorkomen worden. Dat kan gebeuren door bijvoorbeeld werknemers voor te lichten en door beleid te ontwikkelen en handleidingen en procedures voor te schrijven. Als onderdeel daarvan kunnen er modelcontracten ontwikkeld en verplicht gesteld worden.
4. Bewaken
Tenslotte dient de vinger aan de pols gehouden te worden. Riskmanagement is geen eenmalige actie, maar een continu proces. Op regelmatige basis, bijvoorbeeld per kwartaal, zal bijvoorbeeld aan de hand van besluitenlijsten getoetst moeten worden of er voor de actuele situatie en de te ondernemen activiteiten juridische aandachtspunten zijn.
Zonodig zullen ook de handleidingen en procedures geactualiseerd dienen te worden. Voorts is het raadzaam om de Legal Audit (punt 1) zo nu en dan (bijvoorbeeld eens in de drie jaar) te herhalen.
Het directe resultaat van deze aanpak is natuurlijk dat juridische risico’s beperkt worden en beheersbaar worden. Maar er zijn ook nog andere voordelen. Deze Legal Risk Management benadering zal leiden tot de volgende indirecte verbeteringen:
- Alle belangrijke documenten en contracten betreffende (de rechtsvorm van) het bedrijf zijn geïnventariseerd en verzameld.
- Deze inventarisatie kan de basis vormen voor een goed contractbeheerssysteem.
- Door een beter inzicht in bestaande contracten kunnen de commerciële voordelen daarvan beter benut worden.
- Er kan in de toekomst veel tijd worden bespaard met het opzoeken van documenten.
- Het bedrijfsgeheugen is toegankelijker gemaakt.
- Het onderzoek kan mede gebruikt worden bij het “verkoopklaar” maken van het bedrijf en het voorbereiden van een eventuele due diligence in te toekomst.
- De onderneming zal in meerdere opzichten professioneler worden en beter gaan renderen.
- Er zullen minder juridische procedures gevoerd worden en de daaraan te besteden managementtijd en financiële middelen zullen afnemen.
Legal Risk Management is niet alleen weggelegd voor de grotere organisaties met een interne juridische afdeling. Ook ondernemingen zonder interne bedrijfsjurist hebben baat bij deze aanpak. Zij kunnen daarvoor een beroep doen op een externe jurist of advocaat. Het loont de moeite om een vaste juridische sparringpartner hiervoor te zoeken. Deze is hierdoor in staat het bedrijf goed te leren kennen en zal daardoor beter en sneller in staat zijn, zijn rol als sparringpartner te vervullen.
Hebt u opmerkingen naar aanleiding van dit bericht of wilt u reageren, dan nodig ik u daar van harte voor uit. U kunt gebruikmaken van het onderstaande dialoogscherm of een e-mail sturen naar harmsen@immix.nl.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten